TUTORIAL
Sintaxe4 [VERDADEIRO/FALSO] – família PROC
Syntax4 [TRUE/FALSE] – LOOKUP family

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Existe uma programação inteligente na família PROC além da função de busca/procura?
Resp.: Sim, existe uma programação por trás do último segmento das funções de procura.

Esta programação está implícita na função e é muito útil quando se sabe usar (ela pode encurtar trabalhos e deixá-las mais leve). Em poucas palavras, este artifício é utilizado para buscas de dados em planilhas que trabalham com faixa de valores (R$, idade…) ou utilizado para buscas por similaridade [VERDADEIRO]. E como mencionamos acima, a programação não requer ação do usuário pois é implícito, mas existe uma faculdade para rejeitar o recurso implícito, como é a maioria dos casos [FALSO].

Veremos a seguir as faculdades e ilustrações acerca da sintaxe4.

Relembrando:

A função da família PROC coleta um dado desejado na tabela ou banco de dados a partir de um dado informado (item de pesquisa/referência)
A sintaxe4 é opcional nas funções PROCV/H– observe que, na sugestão de auto preenchimento, aparece o [], que significa que tal sintaxe não é obrigatório (isso vale para todas as demais funções do Excel)
A sintaxe4 pode ser expressada com palavra (VERDADEIRO ou FALSO) ou número (0 ou 1), ou não expressada (tornando-a VAZIA ou sem preenchimento)
O resultado #N/D significa “não disponível” ou “não encontrado” e pode ser apresentado em toda a família PROC

Se caso você encontrou alguma dificuldade até aqui, então procure o blog anterior, de qual explicamos os fundamentos da família: PROC PROCV PROCH (clique aqui)

Importante:

O PROC, em específico, não requer a sintaxe4, porém nela está implícita a tal programação inteligente de qual demonstraremos adiante.

A aplicação do VERDADEIRO (ou sintaxe VAZIA) requer que banco de dados deverá estar sempre ORDENADO (classificado numérica (do menor para o maior) ou alfabeticamente de a a z) pela coluna ou linha ONDE ESTÃO os itens de pesquisa/referência.

VERDADEIRO (ou número 1, ou vazio)

Esta expressão faculta que a função de busca/procura seja ampliada caso o item de procura inserido na SINTAXE1 não for encontrado/inexistir no banco de dados. Por lógica, esta ampliação buscará o dado correspondente ao item existente imediatamente anterior pela ordem alfabética ou numérica (é por esse motivo que o banco de dados DEVERÁ estar sempre ORDENADO). Mas caso este ‘item imediatamente anterior’ ainda não venha a existir, então o resultado será #N/D.

Veja a ilustração

Observe na ilustração que:

Nicole Bulloc existe no banco de dados, logo foi localizado e foi coletado exatamente o dado desejado (salário de R$ 2.500,00)

Já na pesquisa de Laura Croft, cujo nome não existe no banco de dados, foi coletado o salário de Jeff Donald (sim, foi coletado o salário da pessoa imediatamente anterior! – esta coleta foi baseada pela ordem alfabética do banco de dados, obviamente, pelo nome das pessoas. Então, já que L, da Laura, não foi localizada coletou-se da letra do alfabeto imediatamente anterior, neste caso a letra J, do Jeff, que aparece no banco de dados)

Semelhantemente Antonio Band não existe, entretanto, não lhe foi coletado nenhum valor, pois a inicial A, do Antonio, está, pela ordem alfabética, antes do PRIMEIRO item no banco de dados. Logo, não havendo nenhum dado anterior a Jeff Donald (ou a letra J), então o resultado foi inevitavelmente #N/D

Acalme-se. Aparentemente a sintaxe4 VERDADEIRO pode não lhe servir para nada (uma vez que muitos trabalhos requerem exatidão). A saída então é utilizar a FALSO (ou número 0).

FALSO (ou número 0)

Esta expressão não faculta a função a ampliar a busca caso o item de pesquisa definitivamente não existir no banco de dados. Ou seja, o resultado não buscará nenhum correspondente anterior, como foi visto em VERDADEIRO e o resultado será inevitavelmente #N/D.

Veja a ilustração abaixo.

Trabalhos com FAIXA DE VALORES – com [VERDADEIRO]

Mas sempre existe uma aplicação de tudo, ainda que não usual. Veja a ilustração abaixo a contribuição importantíssima do VERDADEIRO para planilhas com faixa de valores ou assemelhados:

Observe que a tabela onde está ordenada numericamente na coluna A – este é o pilar onde estão os intervalos que servirão de base para pesquisas. As demais colunas não estão e nem requerem ser ordenadas. Observe também que a fórmula coletou o % de comissão exatamente ao que corresponde o volume de venda na tabela. Então podemos dizer:

A programação encontrou o valor de R$ 29.000,00, de Fátima, na faixa vai de R$ 25.000,00 a R$ 49,999,99

Esta busca foi baseada pela ordem numérica apresentada na tabela de comissões, onde o item pesquisado de R$ 29.000,00 foi encontrado pelo item imediatamente anterior em R$ 25.000,00 (o item em si não existe, entretanto, a programação foi desenhada para que se buscasse o que se corresponderia precedentemente)

Caso o R$ 25.000,00 não existisse na tabela, então a programação iria coletar o correspondente a R$ – (zero), onde lá está 0,10% de comissão

Caso a tabela de comissões iniciasse com a faixa de R$ 25,000,00 a R$ 49.999,99 e a Fátima tivesse gerado volume de vendas de R$ 19.000,00, então o resultado inevitavelmente seria #N/D – na prática a ela não seria atribuído nenhuma comissão

Presumimos que agora ficou mais claro, a você usuário, o uso correto da sintaxe4 [VERDADEIRO / FALSO]

Para terminar este blog, o uso do PROC geraria os mesmos resultados desta abaixo – lembre-se que já tem implicitamente a programação inteligente (sintaxe4 não necessário).

Próximo blog: Se quiséssemos inserir a faixa e o % de comissão para dentro da fórmula (portanto, deixar a tabela de comissões), isso possível?
Resposta: Sim! Veja a próxima matéria.

Esperamos que tenha gostado. Até a breve!
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TUTORIAL
Syntax4 [TRUE/FALSE] – LOOKUP family

Is there a smart program in the family LOOKUP besides data collecting?
Answer: Yes, there is an implicit program in the last syntax.

This program is implicit and is very useful when well known to that (it can shorten jobs and let them light). In few words, this artifice is used to pick up data in spreadsheets with range of values (current, age…) or alphabetical breaks [TRUE]. As mentioned above, the program does not required user´s action because it is implicit, but there is a faculty (optional) to reject it as it happens in many jobs [FALSE].

Let´s see in the following these faculty and illustrations about syntax4.

Reminding:

The family LOOKUP function collects wished data on a table or database from a searching item (reference)
Syntax4 is optional for V/HLOOKUP – observe that in the Excel´s auto fill suggestion it appears [], it means that syntax4 is not obligatory (that applies to all Excel functions)
Syntax4 can be expressed by words (true or false) or number (0 or 1), or even not expressed (leave the field empty – that is why it is ‘implicit’)
Results #N/D means ‘not available’ or ‘not found’ and can be presented in whole LOOKUP family

If you found any difficult so far, so try to find the previous blog in which we explain the fundamentals of the LOOKUP family.

Important:

LOOKUP, in specific, does not require syntax4 (implicit).

The [TRUE], or empty, application requires a sorted table/database necessarily (numerical from low to high or alphabetical from a to z) based on that column or line in which are the searching items.

TRUE (or number 1, or empty)

This expression empowers the function be extended in case the searching item inserted at syntax1 is not found/does not exist in database. By logic, this extension will find a correspondent data from a close item immediately before through the numerical or alphabetical sort. But even this ‘close item immediately before’ is still not found, so the result will be #N/D.

See the illustration below:

Observe:

Nicole Bulloc exists in the database, so she was found and it was collected exactly the wished data (salary R$ 2.500,00)

In the search item Laura Croft, which name does not exist in the database, it was collected the Jeff Donald’s salary (yes, the salary immediately before!) – this collect was based on the alpha sorting – obviously by the name. So instead of L, from Laura, it ended up collecting from J, of Jeff, that exists in the database

Similarly, Antonio Band does not exist, but no data was collected. The letter A, of Antonio, comes before the first name (Jeff Donald), so inevitably returned #N/D

Keep cool. Apparently syntax4 TRUE can not serve you at all (once many jobs require accuracy). So the best way for you if FALSE.

FALSE (or number 0)

This expression does not empower the function to extend collecting in case the searching item does not exist in the database, like we showed before – for these cases the result inevitably will be #N/D.

See the illustration below:

JOBS WITH RANGE TABLE – with [TRUE]

There is application for all kind of jobs, even to unusual ones. See the illustration below the very important contribution of [TRUE] use in spreadsheets with range of values:

Observe that the table on the left is sorted (from low to high). The column A is the pillar where the range are for the searching. The others columns are not sorted and they do not need to that. Observe the % collected corresponds to sales of each vendor although the item searched (value) does not exist exactly on the table. So we can conclude:

The smart program found R$ 29.000,00 (Fátima) in the range from R$ 25.000,00 to R$ 49.999,99

The collect was based on the numerical sorting on the commission table, where R$ 29.000,00 belongs to R$ 25.000,00 level – so the program has taken the correspondent % from the previous item from R$ 29.000,00

In case R$ 25.000,00 were not existed on the table, so the program would collect 0,10%, which is correspondent for R$ – (zero)

In case the commission table had been started with the range R$ 25.000,00 to R$ 49.999,99 and Fátima had been generated sales in R$ 19.000,00, so the result inevitably would be #N/D.

We suppose it has become clearer for you about the correct use of [TRUE / FALSO]

To finish today´s blog, the LOOKUP use would generate the same results as you see below – remember that the program in this case is totally implicit (syntax4 not used).

Next one: If we would want to insert the range and the % of commission into a formula (leaving totally the table on the right), could be it possible?
Answer: Yes!
See you on the next blog.

We hope you have enjoy it.
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